5 ทักษะงาน HR แห่งอนาคต
7 มกราคม 2024
7 สิ่งที่ควรคำนึงในงาน HR สำหรับบริษัทใหม่
18 มกราคม 2024
3 ปัจจัยสำคัญในการเลือก HR Software
การเลือกซอฟแวร์สำหรับบริหารงานบุคคล (Human Resource Management Software) ที่มีประสิทธิภาพนั้นต้องอาศัยความรอบคอบและความใส่ใจ องค์กรควรพิจารณาปัจจัยต่างๆ อย่างละเอียดถี่ถ้วน เพื่อให้ได้ซอฟต์แวร์ที่ตรงกับความต้องการและช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร โดยปัจจัยที่ต้องคำนึง เมื่อองค์กรต้องการนำซอฟแวร์มาใช้ภายในองค์กร
1. ความต้องการและคุณสมบัติของซอฟแวร์
ควรระบุความต้องการเฉพาะขององค์กรก่อนเลือกซอฟต์แวร์ ซึ่งถือเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ เพราะการที่จะพิจารณาว่าซอฟต์แวร์นั้นสามารถตอบสนองความต้องการและวัตถุประสงค์ของการใช้งานได้อย่างครบถ้วนหรือไม่ จะต้องระบุความต้องการขององค์กรให้ครบถ้วนก่อน และจึงพิจารณาคุณสมบัติของซอฟต์แวร์ ว่าคุณสมบัติของซอฟต์แวร์นั้นตรงกับความต้องการและวัตถุประสงค์ของการใช้งานขององค์กกรหรือไม่ โดยการเลือกซอฟแวร์ที่มีประสิทธิภาพนั้นต้องอาศัยความรอบคอบและความใส่ใจ องค์กรควรพิจารณาปัจจัยต่างๆ อย่างละเอียดถี่ถ้วน เพื่อให้ได้ซอฟต์แวร์ที่ตรงกับความต้องการและช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร ซึ่งควรมีองค์ประกอบ ดังนี้
- ความยืดหยุ่นของซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์ที่ดีนั้น ควรสามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร สามารถกำหนดค่าต่างๆ ภายในระบบให้เป็นไปตามนโยบายของค์กรได้ เช่น การกำหนดเงื่อนไขกะการทำงาน การกำหนดสิทธิ์ผู้อนุมัติเอกสาร การกำหนดเงื่อนไขสิทธิการลาพักร้อน เป็นต้น
- ความปลอดภัย ซอฟต์แวร์ควรที่ดีควรมีมาตรฐานความปลอดภัยสูง เพื่อปกป้องข้อมูลขององค์กรขององค์กร เช่น มาตรฐาน ISO 27001 มาตรฐานการจัดการความปลอดภัยของข้อมูล, มาตรฐาน ISO 27701 มาตรฐานการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล หรือ PDPA
- ความเข้ากันได้ ซอฟต์แวร์ควรเข้ากันได้กับระบบและอุปกรณ์อื่นๆ ขององค์กร เพื่อให้พนักงานสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น สามารถใช้งานกับมือถือ คอมพิวเตอร์ หรือแท็บเล็ต เป็นต้น
2. ขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ
ผู้เชี่ยวชาญด้านซอฟต์แวร์สามารถช่วยองค์กรในการเลือกซอฟต์แวร์ที่ตรงกับความต้องการ โดยในปัจจุบัน การใช้งานซอฟแวร์แบบ SaaS ซึ่งเป็นทางเลือกที่ได้รับความนิยมในปัจจุบัน เนื่องจากใช้งานง่ายและมีความยืดหยุ่นสูง และมีให้ทดลองใช้ซอฟต์แวร์ได้ฟรี ซึ่งเมื่อมีการทดลองใช้ซอฟต์แวร์ก่อนตัดสินใจซื้อ จะทำให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ตรงกับความต้องการและใช้งานง่าย
- ความยืดหยุ่นในการใช้งาน ผู้ใช้สามารถเข้าใช้งานซอฟต์แวร์ได้จากทุกที่ ทุกเวลา โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์บนเครื่องคอมพิวเตอร์ ไม่ต้องลดทุนด้านฮาร์ดแวร์ (Hardware) และลงทุนด้านฮาร์ดแวร์
- ความประหยัด ผู้ใช้สามารถจ่ายค่าบริการตามการใช้งานจริงหรือตามจำนวนพนักงานที่ใช้งานจริง
- การอัปเดตซอฟต์แวร์ ผู้ให้บริการจะเป็นผู้อัปเดตซอฟต์แวร์ให้อยู่เสมอ ผู้ใช้ไม่ต้องอัปเดตซอฟต์แวร์ด้วยตัวเอง
3. ราคาและการบริการหลังการขาย
ควรพิจารณาราคาของซอฟต์แวร์ให้เหมาะสมกับงบประมาณที่มีอยู่ และควรพิจารณาการบริการหลังการขายของซอฟต์แวร์ เช่น หากต้องการความช่วยเหลือหรือแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ ควรเลือกซอฟต์แวร์ที่ให้บริการหลังการขายที่ดี เช่น มีเจ้าหน้าที่คอยให้คำปรึกษาและแก้ไขปัญหา เป็นต้น
และนอกจากนี้อาจพิจารณาปัจจัยอื่นๆ เพิ่มเติม เช่น ประสบการณ์ของผู้ผลิตซอฟแวร์, ชื่อเสียงของผู้ผลิตซอฟต์แวร์, ความคิดเห็นจากผู้ใช้ซอฟต์แวร์ เป็นต้น ดังนั้น เมื่อได้พิจารณาจากปัจจัยต่างๆ ดังที่กล่าวมานี้ จะช่วยให้องค์กรสามารถเลือกซอฟแวร์บริหารงานบุคคล (Human Resource Management Software) ที่ตรงตามความต้องการและเหมาะสมกับการใช้งานขององค์กรได้อย่างแน่นอน
